PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

W SORIMEX sp. z o.o. sp. k.

z dnia 25 września 2024 r.

 

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w SORIMEX sp. z o.o. sp.k. (zwana dalej „Procedurą zgłoszeń wewnętrznych”), określa zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa.
2. Przepisy Procedury zgłoszeń wewnętrznych mają zastosowanie do Pracowników bez względu na rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowane stanowisko.
3. Pracownicy zobowiązani są do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz do jej przestrzegania.

 

§ 2. Definicje

1. Określenia użyte w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych pisane wielką literą, o ile z kontekstu nie wynika inaczej, otrzymują następujące znaczenie:

1. Działanie następcze – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu wewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia wewnętrznego, w tym postępowanie wyjaśniające;
2. Działanie odwetowe – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
3. Kanał zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie Zgłoszenia wewnętrznego;
4. Osoba, której dotyczy Zgłoszenie wewnętrzne – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu wewnętrznym lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
5. Pracodawca – rozumie się przez to spółkę SORIMEX sp. z o.o. sp.k. z siedzibą w Toruniu;
6. Pracownik – rozumie się przez to osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę w SORIMEX sp. z o.o. sp.k.;
7. Procedura zgłoszeń wewnętrznych – rozumie się przez to Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w SORIMEX sp. z o.o. sp.k.;
8. Sygnalista – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta;
9. Zespół – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Pracodawcy odpowiedzialną za przyjmowanie Zgłoszeń wewnętrznych i podejmowanie Działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego Zgłoszenia wewnętrznego;
10. Zgłoszenie wewnętrzne – rozumie się przez pisemne lub w postaci elektronicznej przekazanie Pracodawcy informacji o naruszeniu prawa, przez które rozumie się działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

 

§ 3. Zakres przedmiotowy i podmiotowy

1. Procedurę zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do Zgłoszeń wewnętrznych, które dotyczą naruszeń prawa, w zakresie:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

2. Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się, jeżeli informacja o naruszeniu prawa została zgłoszona na postawie przepisów odrębnych, w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa.
3. Procedurę zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do Sygnalistów, którzy uzyskali informacje na temat naruszeń prawa u Pracodawcy, o których mowa w ust. 1.
4. Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie stosuje się do anonimowych Zgłoszeń wewnętrznych.

 

§ 4. Zgłoszenie wewnętrzne

1. Zespołem odpowiedzialnym za przyjmowanie Zgłoszeń wewnętrznych oraz sprawującym całościowy nadzór nad przyjmowaniem Zgłoszeń wewnętrznych i podejmowaniem Działań następczych jest Dział personalny.
2. Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania Działań następczych.
3. Zespół, co do którego z treści Zgłoszenia wewnętrznego wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot Zgłoszenia wewnętrznego, nie może analizować takiego zgłoszenia.
4. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem następujących kanałów:

• na adres do korespondencji Pracodawcy ze wskazaniem Działu personalnego i dopiskiem „do rąk własnych”;
• na adres e-mail zgloszenia@sorimex.pl, ze wskazaniem, że wiadomość dotyczy Zgłoszenia wewnętrznego;

5. Zgłoszenie wewnętrzne dokonane przez Sygnalistę z wykorzystaniem innych kanałów niż określone w ust. 4, są rozpatrywane zgodnie z postanowieniami Procedury zgłoszeń wewnętrznych, jeśli zostanie przekazane niezwłocznie i bezpośrednio do Zespołu. Za przekazanie Zgłoszenia wewnętrznego odpowiada osoba, która otrzymała to zgłoszenie.
6. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:

• datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
• opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
• wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
• wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
• wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
• wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

7. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Nie jest dopuszczalne świadome składanie nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
8. W przypadku ustalenia w wyniku analizy Zgłoszenia wewnętrznego albo w toku postępowania wyjaśniającego, że w Zgłoszeniu wewnętrznym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia.
9. W stosunku do osoby świadczącej pracę, usługi lub dostarczającej towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy.
10. Sygnalista podlega ochronie określonej w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych od chwili dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
11. Osoba, która dokonała Zgłoszenia wewnętrznego, w którym świadomie podała nieprawdę lub zataiła prawdę, nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
12. Anonimowe Zgłoszenia wewnętrzne nie będą rozpatrywane.

 

§ 5. Działania następcze

1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie Zgłoszeń wewnętrznych i podejmowanie Działań następczych.
2. Po otrzymaniu Zgłoszenia wewnętrznego, Zespół podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu wewnętrznym, włączając w to weryfikację Zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione występowanie o dodatkowe informacje dotyczące Zgłoszenia wewnętrznego i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej Zgłoszenia wewnętrznego.
3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia Zgłoszenia wewnętrznego potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać.
4. Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści Zgłoszenia wewnętrznego wynika, że jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
5. Zgłoszenie wewnętrzne, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
6. Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
7. Zespół rozpoznaje Zgłoszenie wewnętrzne, podejmuje Działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność Zgłoszenia wewnętrznego. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Zespół wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w Zgłoszeniu wewnętrznym, w przyszłości.
9. W przypadku negatywnej weryfikacji Zgłoszenia wewnętrznego, Zespół przekazuje niezwłocznie Sygnaliście informacje o wynikach przeprowadzonej weryfikacji.

 

§ 6. Działania odwetowe

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego, a także ujawnienia publicznego, zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury zgłoszeń wewnętrznych i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z Pracodawcą.
4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:

• odmowa nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
• nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżenie wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
• pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
• przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
• zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
• niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
• nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
• mobbing;
• dyskryminacja;
• niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
• wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
• działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
• wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

5. Za działania odwetowe z powodu dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3. Na Pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
6. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
7. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

 

§ 7. Rejestr zgłoszeń

1. Każde Zgłoszenie wewnętrzne podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, niezależnie od przebiegu Działań następczych.
2. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada Zespół.
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

§ 8. Ochrona danych osobowych

1. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.

 

§ 9. Zgłoszenie zewnętrzne

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
3. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny na zasadach określonych w rozdziale czwartym ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów.
4. Szczegółowe informacje o zasadach dokonywania zgłoszeń zewnętrznych oraz dane kontaktowe umieszczone są przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organ publiczny na stronie internetowe w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla Sygnalisty.
5. Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organ publiczny umieszcza na swojej stronie internetowej w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla Sygnalisty, szczegółowe informacje o zasadach dokonywania zgłoszeń zewnętrznych oraz dane kontaktowe.
6. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

 

§ 10. Ujawnienie publiczne

1. Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego i podlegać będzie ochronie, w przypadku:

• dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, jednakże ani Pracodawca ani organ publiczny nie podjął w terminie działań następczych ani nie przekazał informacji zwrotnej, pomimo tego, że Sygnalista podał adres do kontaktu zwrotnego;
• dokonania od razu Zgłoszenia zewnętrznego i organ publiczny nie podjął w terminie działań następczych ani nie przekazał informacji zwrotnej, pomimo tego, że Sygnalista podał adres do kontaktu zwrotnego;
• podstaw, aby sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności, gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
• podstaw, aby sądzić, że dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi Sygnalistę na działania odwetowe;
• dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

 

§ 11. Postanowienia końcowe

1. W zakresie nieuregulowanym w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych stosuje się ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz odpowiednio właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązujące.
2. Pracodawca każdorazowo zaznajamia Pracowników z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych w ramach szkoleń. Szkolenie może być przeprowadzane cyklicznie.
3. Wszelkie zmiany Procedury zgłoszeń wewnętrznych są dokonywane przez Pracodawcę w drodze stosownego zarządzenia.

 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie w terminie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości Pracowników.